Rutiner är ett tveeggat svärd – dels är de nödvändiga för att underlätta det dagliga arbetet i organisationen och skapa effektivitet, dels kan de leda till att organisationen fastnar i hjulspår som inte längre är de bästa.
Marie Bengtsson tar, med utgångspunkt i sin tidigare studie av hur nya butiker startas upp inom H&M, i sitt och Fredrik Tells bokkapitel ”Rutin – den tysta styrningen” i Styrning – med projekt och kunskap i fokus upp olika aspekter rutin och hur det kan användas som verktyg i styrningen. Några perspektiv är:
- Rutin och individuell skicklighet
- Rutin som organisationens minne
- Rutin som vapenvila och trade-off
- Rutin som tysta transaktioner
- Att medvetet replikera rutiner
- Styrning som rutin
- Styrning som förändring av rutinen
I H&M:s fall blir användandet av rutiner tydliga när nya butiker öppnas världen över. Personalen skolas in i de rutiner som är beprövade och fungerar på andra ställen, bland annat genom att erfaren personal anställs i nyöppnade butiker. Dessa rutiner blir sedan, när de ”har satt sig”, en del av den tysta styrningen.
Det lämnas dock även utrymme för reflektioner och utveckling för att undvika att fastna i rutiner som inte längre är optimala. Dessa förändringar tas upp och kan så småningom om de visar sig vara välfungerande spridas till andra butiker världen över och en ny rutin har skapats.
Bokkapitel
Rutin – den tysta styrningen
Bengtsson och Tell (2012). I Söderlund och Tell (red). Styrning – med projekt och kunskap i fokus. Studentlitteratur.